ରେକର୍ଡ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟର ଆଧୁନିକ ଧାରଣା ବ୍ରିଟିଶ ସମୟ ମଧ୍ୟରେ ଇଂଲଣ୍ଡରୁ ଭାରତକୁ ଯାତ୍ରା କରିଥିଲା, ତଥାପି ଏହା କହିବା ଭୁଲ ହେବ ନାହିଁ ଯେ ଭାରତ ଏହି ସମସ୍ୟାଗୁଡିକ ଜାଣି ସାରିଛି ଏବଂ ୟୁରୋପୀୟ ଦେଶ ଅପେକ୍ଷା ଏହାର ସମାଧାନ କରିବାକୁ ଚେଷ୍ଟା କରିଛି। ପ୍ରାଚୀନ କାଳରେ ଭାରତରେ ଲେଖା କଳା ପ୍ରଚଳିତ ହେବା ପୂର୍ବରୁ ଘଟଣାଗୁଡ଼ିକ ବିଷୟରେ ଚିନ୍ତାଧାରାର ରେକର୍ଡ ସ୍ମରଣ କରି ରଖାଯାଇଥିଲା | ବେଦ କାଗଜରୁ କିମ୍ବା ପତ୍ରରେ ଲିପିବଦ୍ଧ ହୋଇନଥିବା ମୁଖରୁ ମୁହଁକୁ ହସ୍ତାନ୍ତର କରାଯାଇଛି | ପ୍ରଗତି କିମ୍ବା ସଭ୍ୟତା ସହିତ ଧାରଣା ଏବଂ ଘଟଣାଗୁଡ଼ିକର ରେକର୍ଡିଂ ପ୍ରଣାଳୀ ବଦଳିଗଲା ଏବଂ ବିଭିନ୍ନ ସାମଗ୍ରୀ ଉପରେ ଚିହ୍ନ, ଚିତ୍ର, ଚିତ୍ର କିମ୍ବା ଖୋଦନ ଦ୍ୱାରା ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ରଖାଗଲା | ପ୍ରାଚୀନ ସ୍କ୍ରିପ୍ଟଗୁଡ଼ିକର ବିକାଶ ସହିତ, ରେକର୍ଡ ରଖିବା ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ ଲେଖା ସାମଗ୍ରୀ ପ୍ରଚଳନ କରାଯାଇଥିଲା ଏବଂ ଭାରତର ଅଧିକାଂଶ ପ୍ରାରମ୍ଭିକ ରେକର୍ଡଗୁଡ଼ିକ ଧାତୁ କିମ୍ବା ପଥରରେ ଲେଖା ଆକାରରେ ଅଛି | ପୂର୍ବ ସମୟରୁ ଆରମ୍ଭ ହୋଇଥିବା ଜଟାକା ପୁରୁଷମାନଙ୍କ ଧାରଣା ଏବଂ ଚିନ୍ତାଧାରାକୁ ରେକର୍ଡ କରିଥିଲେ |

ସୂଚନା ଜଗତରେ ଏକ ବିପ୍ଳବରେ କାଗଜପତ୍ରର ପରିଚୟ | ଗୁଜୁରାଟରେ ସମର-କ୍ୱାଣ୍ଡିରାଗ କାଗଜ ବ୍ୟବହାରକୁ ନିକୋଲୋ କଣ୍ଟି ଦର୍ଶାଇଛନ୍ତି ଏବଂ ଆମୀର ଖୁସ୍ରା ଦିଲ୍ଲୀର ଶାମି କିମ୍ବା ସିରିଆ କାଗଜକୁ ସୂଚିତ କରିଛନ୍ତି। ଆମୀର ଖୁସ୍ରାଉ ଏବଂ ବର୍ଣ୍ଣୀ ଦିଲ୍ଲୀର ପୁସ୍ତକ ବିକ୍ରେତାଙ୍କ ବିଷୟରେ ଏକ ସ୍ପଷ୍ଟ ବର୍ଣ୍ଣନା ଦେଇଛନ୍ତି କିନ୍ତୁ ଦେଖାଯାଉଛି ଯେ ସମୟର ଚାହିଦାକୁ ପୂରଣ କରିବା ପାଇଁ କାଗଜର ଗୁଣ ପର୍ଯ୍ୟାପ୍ତ ନୁହେଁ ଏବଂ ଲୋକଙ୍କୁ କାଗଜ ବ୍ୟବହାରରେ ଅର୍ଥନୀତି କରିବାକୁ ପଡିବ। ବର୍ଣ୍ଣି ଏକ ମଜାଦାର ଉଦାହରଣକୁ ବୁଝାଏ ଯେଉଁଥିରେ ଲେଖିବା ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ ପୁନର୍ବାର ବ୍ୟବହାର କରିବାକୁ ସକ୍ଷମ ହେବା ପାଇଁ ବାଲବାନ୍ଙ୍କ ନିର୍ଦ୍ଦେଶରେ ରାଜ ଚାଷୀମାନେ ଧୋଇ ହୋଇଥିଲେ |
ମୋଗଲ ଶାସନ ସମୟରେ ପରିସ୍ଥିତି ବଦଳିଗଲା ଏବଂ ମୋଗଲ ପ୍ରଶାସକମାନଙ୍କୁ ସେମାନଙ୍କର ସରକାରୀ କାରବାରରେ ଅନେକ କାଗଜପତ୍ର ମାଧ୍ୟମରେ ଆଙ୍ଗୁଠି ଉଠାଇବାକୁ ପଡିଲା | ଗୋଟିଏ ବିଭାଗରୁ ଅନ୍ୟ ବିଭାଗକୁ କାଗଜରେ ହୋଇଥିବା ବିପୁଳ କାରବାର ହେତୁ ମୋଗଲ ପ୍ରଶାସନକୁ କାଗଜୀ ରାଜ ବା କାଗଜ ସରକାର ବୋଲି ବର୍ଣ୍ଣନା କରାଯାଇଛି। ଇତିହାସର ଏକ ବିଡ଼ମ୍ବନା ଯେ ଏହି କାଗଜୀ ରାଜଙ୍କର ଖୁବ୍ କମ୍ କାଗଜ ବଞ୍ଚିଛି ଯାହା ଆମକୁ ସେମାନଙ୍କର ମୂଳ ବହୁଳ ବିଷୟରେ କିଛି ଧାରଣା କରିବାକୁ ସକ୍ଷମ କରେ |

ଆଧୁନିକ ଭାରତର ଅଭିଲେଖାଗାର ବହୁଳ ସମସ୍ୟା ପାଇଁ ବହୁତ ଚିନ୍ତିତ | ଟାଇପ୍ ରାଇଟର୍, ଡୁପ୍ଲିକେଟର୍, ଜେରକ୍ସିଙ୍ଗ୍ ଏବଂ ଡକ୍ୟୁମେଣ୍ଟ୍ ଗୁଣନର ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ଉପକରଣଗୁଡ଼ିକର ପରିଚୟ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଏକ ବୃହତ ଉତ୍ପାଦନ କରିଛି | ଆଧୁନିକ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ବିଭିନ୍ନ ଭୌତିକ ଫର୍ମ ଦ୍ୱାରା ଏହି ସମସ୍ୟା ଆହୁରି ଜଟିଳ ହୋଇଛି ଏବଂ ଅଭିଲେଖାଗାରମାନେ ସ୍ଵଭାବିକ ଭାବରେ ରେକର୍ଡର ପରିମାଣ ଏବଂ ସେମାନଙ୍କର ଜଟିଳତା ଉପରେ ବ୍ୟାୟାମ କରୁଛନ୍ତି |

ଏହା ବର୍ତ୍ତମାନ ଏକ ଏବଂ ସମସ୍ତଙ୍କ ଦ୍ୱାରା ସ୍ୱୀକାର କରାଯାଇଛି ଯେ ରେକର୍ଡ ବିନା କୌଣସି ପ୍ରଶାସନ ହୋଇପାରିବ ନାହିଁ ଏବଂ ଯେହେତୁ କୌଣସି ରେକର୍ଡ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ବିନା କୌଣସି ପ୍ରଶାସନ ହୋଇପାରିବ ନାହିଁ | ଯାହାକୁ ବର୍ତ୍ତମାନ ରେକର୍ଡ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ ବୋଲି କୁହାଯାଉଛି ଏବଂ ଯାହା ଆଜି ବିରାଟ ଆକାର ଧାରଣ କରିଛି ତାହା ସହିତ ଜଡିତ ସମସ୍ୟାଗୁଡିକ ବ୍ରିଟିଶ କାଳରେ ଭାରତରେ ଆରମ୍ଭ ହୋଇଥିଲା | ଏହି ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସମ୍ବନ୍ଧରେ ବିଦ୍ୟମାନ ବ୍ୟବସ୍ଥା ୟୁନିଅନ୍ କିମ୍ବା ରାଜ୍ୟଗୁଡିକ ସମ୍ବନ୍ଧୀୟ, ମୁଖ୍ୟତ ଦୀର୍ଘ ଦିନର ବ୍ୟବହାର ଏବଂ ଅଭ୍ୟାସର କାର୍ଯ୍ୟନିର୍ବାହୀ କାର୍ଯ୍ୟର ଫଳାଫଳ | ଖୁବ୍ କ୍ୱଚିତ୍ ସେଗୁଡିକ ସହିତ ଜଡିତ ସରକାରୀ କର୍ତ୍ତୃପକ୍ଷଙ୍କ ଦ୍ୱାରା କୌଣସି ବିଧିଗତ ଦାୟିତ୍କୁ ଦାୟୀ କରାଯାଇପାରେ | ଏଥିରେ କୌଣସି ସନ୍ଦେହ ନାହିଁ ଯେ ସର୍ବସାଧାରଣ ରେକର୍ଡ, ଭିଜ୍, ନ୍ୟାୟିକ ଏବଂ ରାଜସ୍ୱର ଏକ ବୃହତ ବର୍ଗର ବଞ୍ଚିବା ସେମାନଙ୍କ ଉପରେ ତତ୍କାଳୀନ ସର୍ବୋଚ୍ଚ କାର୍ଯ୍ୟନିର୍ବାହୀ ଦ୍ 17 ାରା 1793 ର ନିୟମ XVIII ଏବଂ XXI ଦ୍ବାରା ଧାର୍ଯ୍ୟ କରାଯାଇଥିବା ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ ଅଟେ। ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ”ଯଥାକ୍ରମେ ସିଭିଲ୍ ଏବଂ ଅପରାଧିକ ନ୍ୟାୟିକ ତଥା କଲେକ୍ଟରେଟ୍ ଏବଂ ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ରାଜସ୍ୱ କର୍ତ୍ତୃପକ୍ଷ ଏବଂ ଦେଶରେ ଥିବା ସର୍ବସାଧାରଣ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ଏବଂ କେବଳ ବ୍ରିଟିଶ୍ ଭାରତର ସର୍ବୋଚ୍ଚ ଟ୍ରିବ୍ୟୁନାଲର ଅଭିଲେଖାଗାର ନୁହେଁ, ବରଂ ସେମାନଙ୍କ ପରିସରରୁ ସମ୍ପୂର୍ଣ୍ଣରୂପେ ଛାଡି ଦିଆଯାଇଛି | ସର୍ବୋଚ୍ଚ ତଥା ପ୍ରାଦେଶିକ ପରିଷଦ ପରିଷଦ ଏବଂ ସେମାନଙ୍କ ଅଧୀନରେ ଥିବା ସମସ୍ତ ପ୍ରଶାସନିକ ସଂସ୍ଥାଗୁଡ଼ିକ | ଅଧିକ, 1873 ର ଆକ୍ଟ ଦ୍ II ାଦଶ ଦ୍ both ାରା ଉଭୟ ନିୟମାବଳୀ ପ୍ରତ୍ୟାହାର କରାଯାଇଥିଲା ଏବଂ ସେହି ଦିନଠାରୁ ଭାରତୀୟ ଷ୍ଟାଚ୍ୟୁ ବୁକ୍ ଏକ ନିୟମ ରହିବା ବନ୍ଦ କରିଦେଇଛି ଯାହା ଏହାର ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ଉପରେ କୌଣସି ସରକାରୀ କର୍ତ୍ତୃପକ୍ଷଙ୍କ ଉପରେ ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ ଅଟେ।

ଅନେକ କେନ୍ଦ୍ରୀୟ କେନ୍ଦ୍ରୀୟ ନିୟମ ଦ୍ଵାରା ଦୃଶ୍ୟମାନ ବ୍ୟତିକ୍ରମଗୁଡିକ ପ୍ରଦାନ କରାଯାଇଥାଏ ଯାହାକି ସେମାନଙ୍କ ନିକଟରେ ଦାଖଲ ହୋଇଥିବା ଦଲିଲଗୁଡ଼ିକର ଯତ୍ନ ନେବା ଏବଂ ଯତ୍ନ ନେବା ପାଇଁ ଏହା କେତେକ ସରକାରୀ କାର୍ଯ୍ୟାଳୟରେ ବାଧ୍ୟତାମୂଳକ କରିଥାଏ | କିନ୍ତୁ ଏହି ନିୟମଗୁଡିକ ସର୍ବସାଧାରଣ ଭାବରେ ବର୍ଗୀକୃତ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଏକ ଛୋଟ ଭଗ୍ନାଂଶକୁ ସ୍ପର୍ଶ କରେ, ଏବଂ ସେହି ପଦ୍ଧତି କିମ୍ବା ପଦ୍ଧତି ବିଷୟରେ କିଛି କହିବ ନାହିଁ ଯେଉଁଥିରେ ସେଗୁଡିକ ପରିଚାଳନା କିମ୍ବା ବିସର୍ଜନ କରାଯିବ, ରେକର୍ଡ ବିନାଶ ଆଇନ ଦ୍ୱାରା ତାହା ଅପରିବର୍ତ୍ତିତ ରହିବ | 1917 ର, ଯାହା ପ୍ରାୟ ସମସ୍ତ ବର୍ଗର ସର୍ବସାଧାରଣ ରେକର୍ଡକୁ ବିସ୍ତାର କରେ | ହାଇକୋର୍ଟ ଏବଂ ମୁଖ୍ୟ ରାଜସ୍ୱ କର୍ତ୍ତୃପକ୍ଷ ତଥା ରାଜ୍ୟ ସରକାର ତଥା ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କୁ କ୍ଷମତା ପ୍ରଦାନ କରିବା ବ୍ୟତୀତ ସେମାନଙ୍କ ଅଧିକାର କିମ୍ବା ହେପାଜତରେ ଥିବା ଇଫେମେରାଲ୍ ମୂଲ୍ୟ ବୋଲି ବିବେଚନା କରାଯାଉଥିବା କୌଣସି ରେକର୍ଡକୁ ନଷ୍ଟ କରି ଏହି ନିୟମ କେନ୍ଦ୍ର ସରକାରଙ୍କୁ ବିନିଯୋଗ କରିଥାଏ। ଯେ କୌଣସି ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ଉପରେ ବିସର୍ଜନ ଯାହାକି ଉପରୋକ୍ତ କର୍ତ୍ତୃପକ୍ଷଙ୍କ ଅଧିକାର ଅଧୀନରେ | ଏହି ନିୟମ କୌଣସି ପ୍ରକାରେ ପ୍ରଭାବ ପକାଇବ ନାହିଁ |
ସରକାରଙ୍କ ଦ୍ୱାରା ଉତ୍ପାଦିତ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ଅତୀତରେ ଅଳ୍ପ ଥିଲା ଏବଂ ସହଜରେ ପରିଚାଳିତ ହେଉଥିଲା, କିନ୍ତୁ ଆଧୁନିକ ଯୁଗରେ ସରକାରଙ୍କ ଦ୍ୱାରା ପରିଚାଳିତ ବ୍ୟବସାୟର ଜଟିଳତା ସହିତ ସେମାନଙ୍କ ସହ ଜଡିତ ଅଧିକାରୀମାନେ ସମ୍ମଖୀନ ହେଉଥିବା ସମସ୍ୟା ପ୍ରକୃତରେ ବହୁତ ବଡ ଅଟେ | ବର୍ତ୍ତମାନ ଆମକୁ ସାମ୍ନା କରୁଥିବା ‘ରେକର୍ଡ ବିସ୍ଫୋରଣ’ ଆଜି ଆମକୁ ସାମ୍ନା କରୁଥିବା ‘ଜନସଂଖ୍ୟା ବିସ୍ଫୋରଣ’ ଠାରୁ କମ୍ ନୁହେଁ। ଏହି ସମସ୍ୟା, ଯଥା ରେକର୍ଡ ବିସ୍ଫୋରଣ କିମ୍ବା ‘ବଲ୍କ’ ଦେଶର ରେକର୍ଡ କିପରମାନଙ୍କ ମନକୁ ଅଡୁଆରେ ପକାଉଛି। ରେକର୍ଡର ସଂରକ୍ଷଣ ଏବଂ ରକ୍ଷଣାବେକ୍ଷଣ ଆବଶ୍ୟକ; ଅର୍ଥ ଏବଂ ଆମର ସୀମିତ ଉତ୍ସଗୁଡିକର ସର୍ବାଧିକ ଉପଯୋଗକୁ ନିଶ୍ଚିତ କରିବାକୁ, ଆମକୁ ବହୁତ ମନୋନୀତ ହେବାକୁ ପଡିବ ଏବଂ ଏହି ରେକର୍ଡଗୁଡ଼ିକୁ ଏକ ଢଙ୍ଗରେ ରଖିବାକୁ ହେବ ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଉଭୟ ଅର୍ଥନୀତି ଏବଂ ଦକ୍ଷତା ନିଶ୍ଚିତ ହେବ | ଆମେ ଏକ ଫାଇଲ୍ ସୃଷ୍ଟି ବିଷୟରେ ଚିନ୍ତା କରିବା ଠାରୁ ଆରମ୍ଭ କରି ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ବିଷୟରେ ଚିନ୍ତା କରିବାକୁ ପଡିବ ଏବଂ ଏହାକୁ ଏପରି ଭାବରେ ଯୋଜନା କରିବୁ ଯାହା ଦ୍ୱାରା ସେମାନେ ସେହି ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟକୁ ସେବା କରିବେ ଯେଉଁଥି ପାଇଁ ସେମାନେ ସର୍ବନିମ୍ନ ସମ୍ଭାବ୍ୟ ବିଳମ୍ବ ସହିତ କ୍ରେଟ୍ ହୋଇଥିଲେ | ଏହା ରେକର୍ଡ ସୃଷ୍ଟି ପ୍ରକ୍ରିୟା ଯୋଜନା କରିବା ଏବଂ ରେକର୍ଡ ଡିସପୋଜିସନ୍ ପ୍ରୋଗ୍ରାମକୁ ସିଷ୍ଟମାଇଜ୍ କରିବା ସହିତ ଜଡିତ | ଉତ୍ପାଦିତ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ବହୁତ ବେଗରେ ପ୍ରକ୍ରିୟାକରଣ କରିବା ଆବଶ୍ୟକ | ପାରମ୍ପାରିକ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ କ୍ଷେତ୍ରରେ, ଏଫେମେରାଲ୍ ମୂଲ୍ୟର ରେକର୍ଡଗୁଡିକୁ ତୃଣକ ପାଇଁ ଏକ ସ୍ଥିର ଆଭିମୁଖ୍ୟ ଏବଂ ପ୍ରୟାସ ଆବଶ୍ୟକ, ଯାହା ଦ୍ୱାରା ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସଠିକ୍ ଭାବରେ ରକ୍ଷଣାବେକ୍ଷଣ ଏବଂ ପରବର୍ତ୍ତୀ ପାଇଁ ସଂରକ୍ଷିତ ହୋଇ ରହିବ |

ସାର୍ବଜନୀନ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ପରିଚାଳନା କରିବାର ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟ ହେଉଛି, ଯେଉଁ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ ସେମାନେ ସୃଷ୍ଟି ହୋଇଥିଲେ ସେହି ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟକୁ ସେବା କରିବା ଏବଂ ସେମାନଙ୍କର ତୁରନ୍ତ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟ ପୂରଣ କରିବା ପରେ ସେମାନଙ୍କର ଉପଯୁକ୍ତ ଆଭିମୁଖ୍ୟ ସ୍ଥିର କରିବା ଯଦି ସେମାନଙ୍କର ପ୍ରଶାସନିକ ବ୍ୟତୀତ ଅନ୍ୟ ମୂଲ୍ୟବୋଧ ନଥାଏ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ପରିଚାଳନା ଉପରେ ସଠିକ୍ ଧ୍ୟାନ ଦିଆଯିବା ଠାରୁ ଆରମ୍ଭ କରି ସେଗୁଡିକ ନଷ୍ଟ ହେବା କିମ୍ବା ଏକ ଅଭିଲେଖାଗାରରେ ଅବସର ନହେବା ପର୍ଯ୍ୟନ୍ତ ଏହା ସମ୍ଭବ | ସମସ୍ତ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଏକ ଆୟୁଷ ଅଛି ଯାହା ପ୍ରାୟ ତିନୋଟି ପର୍ଯ୍ୟାୟରେ ବିଭକ୍ତ ହୋଇପାରେ | ପ୍ରଥମଟି ହେଉଛି ମୁଦ୍ରାର ପର୍ଯ୍ୟାୟ ଯେତେବେଳେ ସଂପୃକ୍ତ କାର୍ଯ୍ୟକଳାପ କିମ୍ବା ବ୍ୟବସାୟର ଅଗ୍ରଗତି ସହିତ ରେକର୍ଡଗୁଡ଼ିକ ବଢୁଛି | ଦ୍ୱିତୀୟ ପର୍ଯ୍ୟାୟ ହେଉଛି ଅର୍ଦ୍ଧ ମୁଦ୍ରା ଯେତେବେଳେ ସେମାନେ ସଂପୃକ୍ତ କାରବାରର ଚୂଡ଼ାନ୍ତ ହେବା ପରେ ବନ୍ଦ କରି ଦେଇଛନ୍ତି କିନ୍ତୁ ସୃଷ୍ଟି ଏଜେନ୍ସି ଦ୍ୱାରା ସମୟ ସମୟରେ ବ୍ୟବହୃତ ଏବଂ ପରାମର୍ଶ ଦିଆଯାଉଛି | ତୃତୀୟ ପର୍ଯ୍ୟାୟ ହେଉଛି ଅଣ-ମୁଦ୍ରା ଯେତେବେଳେ ସେମାନେ ଆଉ ଦିନିକିଆ ରେଫରେନ୍ସ ଏବଂ ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ପ୍ରଶାସନିକ ଆବଶ୍ୟକତା ପାଇଁ ଆବଶ୍ୟକ କରନ୍ତି ନାହିଁ | ଏହା ସେମାନଙ୍କର ସଠିକ୍ ଆଭିମୁଖ୍ୟକୁ ଦୃଷ୍ଟିରେ ରଖି ସାମ୍ପ୍ରତିକ, ଅର୍ଦ୍ଧ-ସାମ୍ପ୍ରତିକ ଏବଂ ଅଣ-ସାମ୍ପ୍ରତିକ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସଠିକ୍ ବର୍ଗୀକରଣ ଏବଂ ପୃଥକକରଣ ଆବଶ୍ୟକ କରେ, ଯେପରି ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଚରମ ଭାଗ୍ୟ ନିର୍ଣ୍ଣୟ କରିବାକୁ ନିଆଯାଇପାରେ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଜୀବନ କାଳର ଏହି ପର୍ଯ୍ୟାୟରେ, ସୃଷ୍ଟି ଏଜେନ୍ସିର କାର୍ଯ୍ୟଗୁଡ଼ିକ କିଛି ରେକର୍ଡ ନଷ୍ଟ କରିବା ଏବଂ ବିଭାଗୀୟ ରେକର୍ଡ ରୁମରେ ଅବଶିଷ୍ଟ ବଲ୍କର ଅବସର ଏବଂ ସ୍ଥାୟୀ ସଂରକ୍ଷଣ ପାଇଁ ଏକ ଅଭିଲେଖାଗାରରେ କେତେକ ମନୋନୀତ ରେକର୍ଡର ଚୂଡ଼ାନ୍ତ କେନ୍ଦ୍ରୀକରଣ ସହିତ ଜଡିତ |

ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନା ସହିତ ଜଡିତ ସମସ୍ୟାଗୁଡିକ ଦୀର୍ଘ ଦିନ ଧରି ସରକାରୀ କର୍ତ୍ତୃପକ୍ଷଙ୍କ ଦୃଷ୍ଟି ଆକର୍ଷଣ କରିଆସୁଥିଲା ଏବଂ ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନା କ୍ଷେତ୍ରରେ ଏକ ପ୍ରମୁଖ ଘଟଣା ଥିଲା 1919 ମସିହାରେ ଭାରତୀୟ ଐତିହାସିକ ରେକର୍ଡ ଆୟୋଗର ଆବିର୍ଭାବ |

ଆୟୋଗ ହେଉଛି ପରାମର୍ଶଦାତା ସଂସ୍ଥା ତଥା କେନ୍ଦ୍ର ତଥା ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କ ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନା କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମ ତଥା ମୂଲ୍ୟାଙ୍କନ, ତୃଣକ ତଥା ଅଭିଲେଖାଗାର ଆଇନ ସମ୍ବନ୍ଧରେ ଅନେକ ସଂକଳ୍ପ ଆୟୋଗର ବିଭିନ୍ନ ଅଧିବେଶନରେ ପାରିତ ହୋଇଛି। ଏହି ସଂକଳ୍ପଗୁଡିକ ଭାରତ ସରକାରଙ୍କ ଚିନ୍ତାଧାରା ଉପରେ ତଥା ନିଜ ନିଜ ସୀମା ମଧ୍ୟରେ କାର୍ଯ୍ୟାନୁଷ୍ଠାନ ଗ୍ରହଣ କରିଥିବା ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କ ଉପରେ ଯଥେଷ୍ଟ ପ୍ରଭାବ ପକାଇଥିଲା। 1960 ରେ ଆର୍କାଇଭ୍ ଆଇନ୍ କମିଟିର ପ୍ରକାଶନ ଏକ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ସ୍ଥାନ ଅଟେ କାରଣ କମିଟି ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ପରିଚାଳନା ଏବଂ ସେମାନଙ୍କର ଆଭିମୁଖ୍ୟର ସମସ୍ତ ଦିଗକୁ ଗଭୀର ଭାବରେ ଯାଞ୍ଚ କଲା ଏବଂ ସମଗ୍ର ଦେଶ ପାଇଁ ଏକ ଆର୍କାଇଭ୍ ଆଇନର ଆବଶ୍ୟକତା ଏବଂ ପରିସରକୁ ସ୍ପଷ୍ଟ ଭାବରେ ସ୍ଥିର କଲା | କମିଟି ଆର୍କାଇଭ୍ ଆଇନ୍, ଯାହା ଉଭୟ କେନ୍ଦ୍ର ଏବଂ ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସଠିକ୍ ରକ୍ଷଣାବେକ୍ଷଣ ଏବଂ ପରିଚାଳନା ଏବଂ ଅନୁସନ୍ଧାନ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ ରେକର୍ଡଗୁଡିକୁ ଯଥାର୍ଥ ପ୍ରବେଶ ଅନୁମତି ପ୍ରଦାନ ବିଷୟରେ ପଚାରି ବୁ 1960 ଥିଲେ, 1960 ରିପୋର୍ଟରେ ନିମ୍ନଲିଖିତ ସୁପାରିଶ କରିଥିଲେ: -
କକ କେନ୍ଦ୍ରୀୟ ଆଇନର ଗଠନକୁ ସକ୍ଷମ କରିବା ପାଇଁ ଏକକାଳୀନ ତାଲିକାରେ ଉପଯୁକ୍ତ ପ୍ରବେଶ କରି ସମ୍ବିଧାନରେ ସଂଶୋଧନ ପାଇଁ ପଦକ୍ଷେପ ନିଆଯିବ ଯାହା ଉଭୟ ୟୁନିଅନ୍ ଏବଂ ରାଜ୍ୟ ଅଭିଲେଖାଗାରର ଯତ୍ନ ନେବ |
ପ୍ରସ୍ତାବିତ ସଂଶୋଧନକୁ ଅପେକ୍ଷା, କେନ୍ଦ୍ର ତଥା ପ୍ରତ୍ୟେକ ରାଜ୍ୟ ପାଇଁ ପୃଥକ ଅଭିଲେଖାଗାର ଆଇନ ପ୍ରଣୟନ କରାଯିବ।
ବର୍ତ୍ତମାନ ସମ୍ବିଧାନର ଏକ ସଂଶୋଧନ ସମ୍ଭବ ନୁହେଁ ବୋଲି ବିବେଚନା କରାଯାଉଥିବାବେଳେ ଏକ ସାଧାରଣ ଅଭିଲେଖାଗାର ଆଇନ ରହିବା ସମ୍ଭବ ଅଟେ ଯାହା ସମ୍ବିଧାନର ଧାରା 252 (i) ଅନୁଯାୟୀ ସମ୍ମତି ଅନୁଯାୟୀ ୟୁନିଅନ୍ ତଥା ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ରାଜ୍ୟ ପାଇଁ ପ୍ରଯୁଜ୍ୟ ହେବ। ଏହି ପରିପ୍ରେକ୍ଷୀରେ ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କ ଉପଯୁକ୍ତ ଆଇନ ସହିତ ପରାମର୍ଶ କରି ଭାରତ ସରକାର ପ୍ରସ୍ତାବ ଦେଇଥିଲେ। ଯେହେତୁ ଏହିପରି ଆଇନ ସମୟ ଲାଗିବ, ଅଭିଲେଖାଗାର ଆଇନ କମିଟିର ମହତ୍ତ୍ ପୂର୍ଣ୍ଣ ସୁପାରିଶ ଉପରେ କାର୍ଯ୍ୟ ବିଳମ୍ବ କରିବା ବାଞ୍ଛନୀୟ ନୁହେଁ। 11 ଡିସେମ୍ବର 1972 ତାରିଖ ଦିନ କେନ୍ଦ୍ର ସରକାରଙ୍କ ଭିଡିଓ ରିଜୋଲ୍ୟୁସନ୍ ନମ୍ବର F.-7 - 6/71-CAI (2) କୁ ନେଇ ଭାରତ ସରକାର ଏକ ନୀତି ସଂକଳ୍ପ ଜାରି କରିଛନ୍ତି ଏବଂ ଏହି ପରି କାର୍ଯ୍ୟାନୁଷ୍ଠାନ ଗ୍ରହଣ କରିବାକୁ ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କୁ ଅନୁରୋଧ କରିଛନ୍ତି। ସେମାନଙ୍କର ଅଭିଲେଖାଗାରର ଅନୁଧ୍ୟାନ ଅନୁଯାୟୀ, ବିଭିନ୍ନ ସରକାରୀ ବିଭାଗ / ବିଭାଗର ମୁଖ୍ୟ ତଥା ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କ ସମସ୍ତ କାର୍ଯ୍ୟାଳୟର ଦାୟିତ୍କୁ ନିର୍ଣ୍ଣୟ ଏବଂ ନିୟନ୍ତ୍ରଣ କରିବା ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟରେ, ସେମାନଙ୍କର ଅଧିକାରରେ ଥିବା ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଉପଯୁକ୍ତ ସଂରକ୍ଷଣ, ଯତ୍ନ ଏବଂ ପରିଚାଳନା ପାଇଁ, ଚୟନ ଏବଂ ଅବସର ପାଇଁ ରାଜ୍ୟ ଅଭିଲେଖାଗାର, ଓଡିଶା ପାଇଁ ସ୍ଥାୟୀ ମୂଲ୍ୟର ରେକର୍ଡ, ଏହାର ସଂରକ୍ଷଣରେ ଥିବା ସର୍ବସାଧାରଣ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ଏବଂ ବିଭିନ୍ନ ବିଭାଗ / ବିଭାଗର ମୁଖ୍ୟ ଏବଂ ଅନ୍ୟାନ୍ୟ କାର୍ଯ୍ୟାଳୟ ଥିବା ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ଉପରେ ରାଜ୍ୟ ଅଭିଲେଖାଗାରର ଦାୟିତ୍ ରଖିବା ଏବଂ ଜନସାଧାରଣଙ୍କ ପ୍ରବେଶକୁ ନିୟନ୍ତ୍ରଣ କରୁଥିବା ସୀମା ଏବଂ ସର୍ତ୍ତଗୁଡିକ ବର୍ଣ୍ଣନା କରିବା | ରାଜ୍ୟ ଅଭିଲେଖାଗାରକୁ ଅବସର ନେଇଥିବା ରେକର୍ଡଗୁଡିକରେ, ଓଡିଶା ସରକାର 1978 ରେ କ୍ୟାବିନେଟର ଅନୁମୋଦନ ସହିତ ସମାନ ନୀତି ସଂକଳ୍ପ ଜାରି କରିଥିଲେ।

ରେକର୍ଡ ମ୍ୟାନେଜମେଣ୍ଟ କ୍ଷେତ୍ରରେ ଓଡିଶା ସରକାରଙ୍କ ଆର୍କାଇଭ୍ ପଲିସି ରିଜୋଲ୍ୟୁସନ୍ ଇଚ୍ଛାକୃତ ପ୍ରଭାବ ପକାଇଥିଲା। ରିଜୋଲ୍ୟୁସନ୍ ଓଡିଶା ରେକର୍ଡ ମାନୁଆଲ୍ (1964) ଅନୁଯାୟୀ ବିଭିନ୍ନ ବିଭାଗୀୟ ମୁଖ୍ୟ ତଥା କାର୍ଯ୍ୟାଳୟର ଅଧିକାରୀଙ୍କ ଅଧୀନରେ ଥିବା ପରିଚାଳନା ଏବଂ କାର୍ଯ୍ୟାଳୟର ରେକର୍ଡକୁ ପରିଚାଳନା କରୁଥିବା ସବ୍-ପାରା ଅଧୀନରେ ସଂଶୋଧିତ ହୋଇଛି। 177 (3) ଉପଯୁକ୍ତ ଭାବରେ ବଦଳାଯାଇଛି (ପରିଶିଷ୍ଠ IV ଦେଖନ୍ତୁ) |

ସେହିଭଳି ବିଭିନ୍ନ ବିଭାଗର ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନାକୁ ପରିଚାଳନା କରୁଥିବା “ଓଡିଶା ସଚିବାଳୟ ନିର୍ଦ୍ଦେଶାବଳୀ” ରେ ମଧ୍ୟ ସଂଶୋଧନ କରାଯାଇଛି। ଓଡ଼ିଶାରେ ଅଫିସ୍ ପଦ୍ଧତିର ପୃଥକ ମାନୁଆଲ୍ ରହିବା ଅଭ୍ୟାସ, ଗୋଟିଏ ସଚିବାଳୟ ଏବଂ ଅନ୍ୟଟି ବିଭାଗର ମୁଖ୍ୟଙ୍କ ପାଇଁ କିଛି ଆପତ୍ତି ପାଇଁ ଖୋଲା ଅଛି, ବିଶେଷତ ସେମାନେ ପରସ୍ପର ବିରୋଧୀ ପ୍ରମାଣ ମଧ୍ୟ କରିପାରନ୍ତି। ସମଗ୍ର ବିଶ୍ୱରେ ଗ୍ରହଣୀୟ ଅଭ୍ୟାସ ହେଉଛି ରେକର୍ଡ ରଖିବା ଏବଂ ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନାର ଏକ ସମାନ ପ୍ରଣାଳୀ ଅନୁସରଣ କରିବା, ସମାନ ସରକାର ମଧ୍ୟରେ ଥିବା ସମସ୍ତ ରେକର୍ଡ ସୃଷ୍ଟି ଏଜେନ୍ସିଗୁଡିକ ପାଇଁ ପ୍ରଯୁଜ୍ୟ, ଅଭିଲେଖାଗାର ଏବଂ ପରାମର୍ଶଦାତା ଏବଂ ତଦାରଖକାରୀ ଭୂମିକା ସହିତ | ଏହା ସରକାରୀ କାର୍ଯ୍ୟାଳୟଗୁଡିକର ପ୍ରଶାସନିକ ଦକ୍ଷତାକୁ ଯୋଡିଥାଏ ଏବଂ ଦୀର୍ଘ ସମୟ ମଧ୍ୟରେ ଏହା ସରକାରୀ ଖର୍ଚ୍ଚରେ ଅର୍ଥନୀତିକୁ ପ୍ରଭାବିତ କରିଥାଏ | ତଥାପି, ଆର୍କାଇଭ୍ ପଲିସି ରିଜୋଲ୍ୟୁସନ୍ ପ୍ରସଙ୍ଗ ପରେ ସମସ୍ତ ସରକାରୀ କାର୍ଯ୍ୟାଳୟରେ ଏକ ସମାନ ରେକର୍ଡ ପରିଚାଳନା ଅଭ୍ୟାସ ପାଳନ ହେବାର ସମ୍ଭାବନା ରହିଛି ଏବଂ ଏହାର ପ୍ରଥମ ପଦକ୍ଷେପ ଭାବରେ 'ଓଡିଶା ସଚିବାଳୟ ନିର୍ଦ୍ଦେଶାବଳୀ' ଏବଂ ଓଡିଶା ରେକର୍ଡ ମାନୁଆଲରେ ମୂଲ୍ୟାଙ୍କନ ବିଷୟଗୁଡିକ ପ୍ରସ୍ତୁତ କରାଯାଇଛି। , ତୃଣକ ଏବଂ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଅବସର | ଆର୍କାଇଭ୍ ପଲିସି ରିଜୋଲ୍ୟୁସନ୍ ପ୍ରସଙ୍ଗ ପରେ ରାଜ୍ୟ ସରକାରଙ୍କ ରେକର୍ଡ-ପରିଚାଳନା କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମରେ ପ୍ରଶାସନ ତଥା ରେକର୍ଡଗୁଡିକୁ ହଟାଇବା ଏବଂ ସ୍ଥାୟୀ ସଂରକ୍ଷଣ ପାଇଁ ଓଡିଶା ରାଜ୍ୟ ଅଭିଲେଖାଗାରକୁ ବ୍ୟବସ୍ଥିତ ସ୍ଥାନାନ୍ତରଣରେ ଉଲ୍ଲେଖନୀୟ ପରିବର୍ତ୍ତନ ଆସିଛି।
ଦିନର ତୁରନ୍ତ ଆବଶ୍ୟକତା ହେଉଛି ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସ୍ଥାୟୀ ମୂଲ୍ୟ ଥିବା ସଂରକ୍ଷଣର ଦିଗକୁ ଦେଖିବା, କାରଣ ବିଭିନ୍ନ ବିଭାଗୀୟ ରେକର୍ଡ ରୁମରେ ରଖାଯାଇଥିବା ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସଂରକ୍ଷଣର ଅତ୍ୟନ୍ତ ଖରାପ ଅବସ୍ଥାରେ ଅଛି | ଯେଉଁ ବିଲ୍ଡିଂଗୁଡ଼ିକରେ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ରଖାଯାଇଛି ତାହା ମଧ୍ୟ ଉଦ୍ଦେଶ୍ୟ ପାଇଁ ଉପଯୁକ୍ତ ନୁହେଁ | ଯେଉଁ ଅବସ୍ଥାରେ ସେମାନଙ୍କୁ ରଖାଯାଇଛି ସେମାନଙ୍କ ଭବିଷ୍ୟତ ବଞ୍ଚିବାର ସମ୍ଭାବନାକୁ ନେଇ ଆଲାର୍ମ ସୃଷ୍ଟି କରିବାକୁ ଯଥେଷ୍ଟ ଗୁରୁତର ଅଟେ | ଅଧିକାଂଶ ରେକର୍ଡ ରୁମଗୁଡିକ ଡମ୍ପିଂ ହୋଇଛି ଏବଂ ଆର୍ଦ୍ରତା ଏବଂ ତାପମାତ୍ରାର ପରିବର୍ତ୍ତନର କୌଣସି ରେକର୍ଡ ରଖାଯାଇଥିବା ପରି ଦେଖାଯାଏ ନାହିଁ | ନିୟମିତ ଧୂଳିସାତ କରିବାର ଅଭ୍ୟାସ କ୍ୱଚିତ୍ ପାଳନ କରାଯାଏ | ଯଦିଓ କିଛି ରେକର୍ଡ ରୁମରେ ଏକ ପ୍ରକାର ଅଗ୍ନି-ଯୁଦ୍ଧ ବ୍ୟବସ୍ଥା ଅଛି, ଅବଶିଷ୍ଟମାନେ ଅଗ୍ନି-ବିପଦରୁ କୌଣସି ସୁରକ୍ଷା ଯୋଗାଇ ଦେଇଛନ୍ତି | କୀଟପତଙ୍ଗ କିମ୍ବା ଫଙ୍ଗଲ୍ ଆକ୍ରମଣ ବିଷୟରେ, ରେକର୍ଡ ରୁମଗୁଡିକ ମଧ୍ୟରୁ କୌଣସିସିଟି ସେଗୁଡିକୁ ଶବ୍ଦ କରିବା ପାଇଁ କୌଣସି ପଦକ୍ଷେପ ପ୍ରଦାନ କରେ ନାହିଁ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ପ୍ରତିରକ୍ଷା କଭରରେ ରଖାଯାଇ ନାହିଁ ଏବଂ ଅଧିକାଂଶ ରେକର୍ଡ ରୁମରେ, କେବଳ ଫାଇଲଗୁଡିକର ଗୋଷ୍ଠୀକୁ ଷ୍ଟ୍ରିଙ୍ଗ୍ ବାନ୍ଧିବା ଦ୍ୱାରା ବଣ୍ଡଲ୍ ତିଆରି କରାଯାଇଛି | କୌଣସି ରେକର୍ଡ ରୁମରେ ସେମାନଙ୍କର ଭଙ୍ଗା ରେକର୍ଡଗୁଡ଼ିକର ମରାମତି ପାଇଁ କୌଣସି ବ୍ୟବସ୍ଥା ନାହିଁ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଯତ୍ନ ନେବାକୁ କାହାର ତାଲିମପ୍ରାପ୍ତ କର୍ମଚାରୀ ନାହାଁନ୍ତି, କିମ୍ବା ସେମାନଙ୍କୁ ପରିଚାଳନା କରିବା ପାଇଁ ଏକ ଦାୟିତ୍ ପୂର୍ଣ୍ଣ ସ୍ଥିତିର ପୂର୍ଣ୍ଣକାଳୀନ ଯୋଗ୍ୟ ଅଭିଭାବକ |
ଯଦି ଏହି ଅସନ୍ତୁଷ୍ଟ ଅବସ୍ଥା ଦୂର ହୋଇଯିବ ତେବେ ଜିନିଷଗୁଡିକ କରିବାକୁ ପଡିବ, କିନ୍ତୁ ଏହି ଦୀର୍ଘ ଅବହେଳିତ ବିଭାଗୀୟ ଆବାସର ତୁରନ୍ତ ଆବଶ୍ୟକତା ହେଉଛି ଏକ ସନ୍ତୋଷଜନକ ଭଣ୍ଡାରକୁ ଅବସର ଯାହାକି ସେମାନଙ୍କୁ ସର୍ବାଧିକ ସୁରକ୍ଷା ପ୍ରଦାନ କରିବ |
ବିଦ୍ୟମାନ ବିଭାଗୀୟ ଆବାସଗୁଡିକ ପୁନ ସଂଗଠିତ ହେବା ଉଚିତ୍ | ନିମ୍ନଲିଖିତଗୁଡ଼ିକ ହେଉଛି ମୌଳିକ ଆବଶ୍ୟକତା ଯାହାକି ଅର୍ଦ୍ଧ ସାମ୍ପ୍ରତିକ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସ୍ୱାସ୍ଥ୍ୟ ପାଇଁ ଜରୁରୀ ଅଟେ, ସ୍ଥାୟୀ ମୂଲ୍ୟ ପାଇଁ ଅଣ-ସାମ୍ପ୍ରତିକ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସ୍ଥାୟୀ ସଂରକ୍ଷଣ ପାଇଁ ରାଜ୍ୟ ଅଭିଲେଖାଗାରକୁ ଅବସର ନେବା ଉଚିତ୍: -

ଷ୍ଟାକ ଏରିଆ ଥିବା ଏକ ଅଲଗା ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ଏକ ଗୁରୁତ୍ୱପୂର୍ଣ୍ଣ ଆବଶ୍ୟକତା | ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ଯଥାସମ୍ଭବ ପ୍ରଶାସନିକ କୋଠାର ତଳ ମହଲାରେ କିମ୍ବା ଏହାର ତଳ ମହଲାରେ ରହିବା ଉଚିତ୍ | ଯଦି ଝରକା ବାହାରେ କିମ୍ବା ଭିତରର ପ୍ରାଙ୍ଗଣରେ ଖୋଲାଯାଏ, ତେବେ ସେମାନଙ୍କୁ ଧାତୁ ଗ୍ରିଲ୍ ଏବଂ ତାର ଜାଲ ଜାଲ ସହିତ ସଜାଇବା ଉଚିତ | କୋଠରୀରେ ବର୍ଷା ଜଳର ଛିଞ୍ଚିବାକୁ ଏଡାଇବା ପାଇଁ, ସେମାନଙ୍କର ସମସ୍ତ ଖୋଲା ସ୍ଥାନରେ ବର୍ଷା ଛାୟା ପ୍ରଦାନ କରାଯିବା ଉଚିତ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସୁରକ୍ଷା ଏବଂ ନିରାପତ୍ତା କାରଣରୁ, ଏହିପରି କୋଠରୀରେ ସୀମିତ ପ୍ରବେଶ ଅନୁମତି ଦେବାକୁ ପରାମର୍ଶ ଦିଆଯାଇଛି | ଏକ ରେକର୍ଡ ରୁମର ଚଟାଣ ଯେପରି ଟ୍ରଲି ବହନ କରୁଥିବା ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସହଜ ଗତିକୁ ଅନୁମତି ଦେବା ଉଚିତ୍ ଯେଉଁଠାରେ ରହିବା ଏବଂ ଡିଜାଇନ୍ ଅନୁମତି ଦିଏ, ଷ୍ଟାକ କ୍ଷେତ୍ରକୁ ରେକର୍ଡ ରେଫରେନ୍ସ ରିସେପ୍ସନ୍ ଅଂଶ ଏବଂ ବିଲ୍ଡିଂର ପ୍ରଶାସନିକ ୱିଙ୍ଗରୁ ପୃଥକ କରାଯିବା ଉଚିତ |

2. ରେକର୍ଡସ୍ ରୁମର ଅବସ୍ଥାନ ଚୟନ କରିବାବେଳେ, ଏହା ନିଶ୍ଚିତ ହୋଇପାରେ ଯେ କୌଣସି ୱାଟର ପାଇପ୍ କିମ୍ବା ଡ୍ରେନ୍ ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ବିଲ୍ଡିଂ ନିକଟରେ, ଉପରେ କିମ୍ବା ତଳେ ନାହିଁ | ଅଧିକନ୍ତୁ, ଡ୍ରେନ୍ ଅବରୋଧ କିମ୍ବା ବିଲ୍ଡିଂରେ ଥିବା ଜଳ ପାଇପଗୁଡିକର ଆକସ୍ମିକ କ୍ଷତି ହେତୁ ଷ୍ଟାକରେ କୌଣସି ଜଳ ପ୍ରବାହକୁ ରୋକିବା ପାଇଁ ଏହାର ଚଟାଣ ସ୍ତରକୁ କୋଠାର ଅନ୍ୟ ମହଲାର ସାଧାରଣ ସ୍ତରଠାରୁ କିଛି ସେଣ୍ଟିମିଟର ଉପରକୁ ଉଠାଇବା ଉଚିତ୍ | ଟ୍ରଲିଗୁଡିକର ମୁକ୍ତ ଚଳାଚଳକୁ ଅନୁମତି ଦେବା ପାଇଁ ପ୍ରବେଶ ଦ୍ୱାର ନିକଟରେ ରେମ୍ପ ଯୋଗାଇବା ଉଚିତ |

3. ଶୀତତାପ ନିୟନ୍ତ୍ରିତ ବାତାବରଣରେ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସଂରକ୍ଷଣ ଏହାର ଦୀର୍ଘାୟୁ ପାଇଁ ଅନୁକୂଳ ଅଟେ | ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ପାଇଁ ଏୟାର କଣ୍ଡିସିନର ଅତ୍ୟନ୍ତ ଜରୁରୀ | ବିଦ୍ୟମାନ ବିଲ୍ଡିଂରେ, ଯାହାର କେନ୍ଦ୍ରୀୟ ଆରି-କଣ୍ଡିସନର ନାହିଁ, ପ୍ୟାକେଜ୍ ପ୍ରକାର ଏୟାର କଣ୍ଡିସନର କିମ୍ବା ୱିଣ୍ଡୋ ପ୍ରକାର ଏୟାର କଣ୍ଡିସନରର ବ୍ୟବହାର ପ୍ରଦାନ କରାଯିବା ଉଚିତ | ପ୍ରଭାବଶାଳୀ ଏୟାର କଣ୍ଡିସିନର ପାଇଁ, ଭେଣ୍ଟିଲେସନ୍ ଏତେ ଯୋଜନା କରାଯିବା ଉଚିତ ଯେ କଣ୍ଡିସନର ବାତାବରଣର ସର୍ବନିମ୍ନ ଲିକକୁ ଅନୁମତି ଦେବ | କଣ୍ଡିସନର ଭାର, ବହୁ ପରିମାଣର ସେଲଭିଂ ଉପକରଣ, ଅଭିଲେଖାଗାର ସାମଗ୍ରୀ, ରେକର୍ଡ ରୁମରେ ବସିଥିବା ବ୍ୟକ୍ତିଙ୍କ ସଂଖ୍ୟା, ଭିତରକୁ ଯାଉଥିବା ଏବଂ ବାହାରକୁ ଯାଉଥିବା ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ଅଧିକାଂଶ ଏବଂ ଆଲୋକୀକରଣ ୱାଟେଜକୁ ବିଚାରକୁ ନିଆଯିବା ଉଚିତ | କଣ୍ଡିଶନ୍ ରେକର୍ଡସ୍ ରୁମରେ ଆର୍ଦ୍ରତା ଏବଂ ତାପମାତ୍ରା ନିୟମିତ ମାପ କରାଯିବା ଉଚିତ୍ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସଂରକ୍ଷଣ ପାଇଁ ପରିବେଶ ଅବସ୍ଥା ହେଉଛି (i) ଟେମ୍ପ୍ | 29 ° C-25 ° C ଏବଂ (ii) ଆପେକ୍ଷିକ ଆର୍ଦ୍ରତା 45 ପ୍ରତିଶତ | କଣ୍ଡିଶନ୍ ଅଞ୍ଚଳରେ ସଠିକ୍ ଆର୍ଦ୍ରତା ବଜାୟ ରଖିବା ପାଇଁ, କାନ୍ଥ କିମ୍ବା ଚଟାଣରେ ଆର୍ଦ୍ରତାର ବିସ୍ତାର ନହେବା ଆବଶ୍ୟକ | ଚଟାଣକୁ ଜଳ ପ୍ରୁଫ୍ ରଖିବା ଉଚିତ ଏବଂ କାନ୍ଥକୁ ଜଳ ପ୍ରୁଫ୍ ତେଲ ପେଣ୍ଟ୍ ଆବରଣ ଦିଆଯିବା ଉଚିତ୍ |

4. ରେକର୍ଡ ରୁମର ଏୟାର କଣ୍ଡିସିନର ବିଷୟରେ ବିଚାର କରିବାବେଳେ, ଏହାକୁ ଧ୍ୟାନରେ ରଖାଯାଇପାରେ ଯେ ବର୍ଷସାରା ଘଣ୍ଟା ବୁଲୁଥିବା ଏୟାର କଣ୍ଡିସିନର ପାଇଁ ଏୟାର କଣ୍ଡିସିନର ପ୍ଲାଣ୍ଟ ଯୋଜନା କରିବାକୁ ପଡିବ | ପ୍ଲାଣ୍ଟର ଏପରି ଚାଲିବା ପ୍ରାୟତ ବେଳେବେଳେ ସେବା ଭାଙ୍ଗିଯାଏ ଏବଂ ପ୍ଲାଣ୍ଟ ଦ୍ୱାରା ଷ୍ଟାଣ୍ଡ ପାଇଁ ବ୍ୟବସ୍ଥା ହୋଇପାରେ | ଅନ୍ୟଥା, ଏହିପରି ବ୍ରେକ୍ ଡାଉନ୍ ପରିସ୍ଥିତି ସୃଷ୍ଟି କରିବାର ସମ୍ଭାବନା ଅଛି ଯାହା ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ତ୍ୱରିତ କ୍ଷତି ଘଟାଇଥାଏ |

5. ସମ୍ବଳରେ ଅର୍ଥନୀତିକୁ ଦୃଷ୍ଟିରେ ରଖି ଅନେକ କ୍ଷେତ୍ରରେ ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ଶୀତତାପ ନିୟନ୍ତ୍ରିତ ହେବା ସମ୍ଭବ ନୁହେଁ | ଏପରି ପରିସ୍ଥିତିରେ, ଉଚ୍ଚ ଆର୍ଦ୍ରତାର ପ୍ରଭାବକୁ ପ୍ରତିହତ କରିବା ଏବଂ ଷ୍ଟୋରେଜ୍ ରୁମରେ ସ୍ଥିର ବାୟୁର ପକେଟ୍ ଗଠନକୁ ରୋକିବା ପାଇଁ ଏୟାର ସର୍କୁଲାର ପ୍ରଶଂସକ ଏବଂ ନିଷ୍କାସିତ ପ୍ରଶଂସକ ଯୋଗାଇ ଷ୍ଟୋରେଜ୍ ରୁମରେ ବାୟୁର ପ୍ରବାହ ଯୋଗାଇବା ପାଇଁ ପଦକ୍ଷେପ ଗ୍ରହଣ କରାଯିବା ଉଚିତ୍ | ସିଲିକେଜେଲ କିମ୍ବା ଆନ୍ହାଇଡ୍ରସ୍ କ୍ୟାଲସିୟମ୍ କ୍ଲୋରାଇଡ୍ ପରି ରାସାୟନିକ ପଦାର୍ଥର ବ୍ୟବହାର ଏନାମେଲଡ୍ କିମ୍ବା ଗ୍ଲାସ୍ ହୋଇଥିବା ମାଟିପାତ୍ରରେ ରୁମରେ ଆର୍ଦ୍ରତା ହ୍ରାସ କରିବାରେ ସାହାଯ୍ୟ କରେ | ମେକାନିକାଲ୍ ଡି-ଆର୍ଦ୍ରତା ବର୍ତ୍ତମାନ ଉପଲବ୍ଧ ଏବଂ ବର୍ଷା ସମୟରେ ସେମାନଙ୍କର ବ୍ୟବହାର ଅତ୍ୟଧିକ ଆର୍ଦ୍ର ଜଳବାଯୁର ପ୍ରଭାବ ଯାଞ୍ଚ କରିବାରେ ସାହାଯ୍ୟ କରିବ |

6. ରେକର୍ଡ ରୁମରେ ତାପମାତ୍ରା ଏପରି କୋଠରୀଗୁଡିକ ଚୟନ କରି ଯଥାର୍ଥ ପରିସର ମଧ୍ୟରେ ରଖାଯାଇପାରିବ ଯାହା ଭିତରର କିମ୍ବା ଚାରିପାଖରେ ଏକ ଭାରାଣ୍ଡା ଅଛି | ଗ୍ରୀଷ୍ମ ସମୟରେ, ଯଦି ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ବାୟୁ ସର୍କୁଲାର, ବୌଦ୍ୟୁତିକ ପ୍ରଶଂସକ ଏବଂ ବାୟୁର ସଠିକ୍ ପ୍ରବାହ ପାଇଁ ନିଷ୍କାସିତ ପ୍ରଶଂସକମାନଙ୍କ ସହିତ ସଜାଯାଇଥାଏ, ୱିଣ୍ଡୋରେ ରୁମ୍ କୁଲର୍ ସ୍ଥାପନ ଦ୍ୱାରା ଉଚ୍ଚ ତାପମାତ୍ରା ତଳକୁ ଖସିପାରେ, ତେବେ ପ୍ରତ୍ୟକ୍ଷ ସୂର୍ଯ୍ୟ କିରଣ ନହେବା ପାଇଁ ଧ୍ୟାନ ଦେବା ଉଚିତ୍ | ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ଉପରେ ପଡ଼ | ୱିଣ୍ଡୋରେ ଗ୍ରାଉଣ୍ଡ ଗ୍ଲାସ୍ ପ୍ୟାନ୍ କିମ୍ବା ଉତ୍ତାପ ପ୍ରତିରୋଧକ ଗ୍ଲାସ୍ ପ୍ୟାନ୍ ଫିଟ୍ କରି ଏବଂ ପରଦା ଯୋଗାଇ ଏହା ହାସଲ କରାଯାଇପାରିବ |

7. ରେକର୍ଡସ୍ ରୁମରେ ସେଲଭିଂ କାର୍ଯ୍ୟକ୍ଷମ, ସ୍ଥାୟୀ, ସଫା କରିବା ସହଜ, ଡିଜାଇନ୍ରେ ସରଳ ହେବା ଉଚିତ୍ | ଏହା ଅଗ୍ନି, ଧୂଳି ଇତ୍ୟାଦିରୁ ସର୍ବାଧିକ ସୁରକ୍ଷା ଏବଂ ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ସର୍ବାଧିକ ସୁବିଧା ଏବଂ ସେବା ପାଇଁ ସୁବିଧା ଯୋଗାଇବା ଉଚିତ୍ | ସେଲଗୁଡିକ କାନ୍ଥଠାରୁ ଦୂରରେ ଏବଂ ଷ୍ଟୋରେଜ୍ ଅଞ୍ଚଳରେ ସମାନ ଦୂରତାରେ ସ୍ଥିର କରାଯିବା ଉଚିତ | କ୍ରମାଗତ ସେଲଭ୍ ଧାଡିଗୁଡିକ ମଧ୍ୟରେ ଦୂରତା 0.71 ମିଟରରୁ 1 ମିଟର ହୋଇପାରେ |

8. ରେକର୍ଡସ ରୁମରେ ସଂଗ୍ରହ ବହୁଳ, ଆକାର ଏବଂ ଆକୃତିରେ ସ୍ଥଗିତ |
ୟୁର ମୁକ୍ତ ପ୍ରବାହକୁ ସକ୍ଷମ କରିବା ଏବଂ ଉଚ୍ଚ ଆର୍ଦ୍ରତାର ପକେଟ୍ ଗଠନକୁ ରୋକିବା ପାଇଁ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସେଲରେ ଖାଲି ଭାବରେ ପ୍ୟାକ୍ କରାଯିବା ଉଚିତ | ଅନ୍ବାଉଣ୍ଡ୍ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ହୁଏତ 5 ପ୍ଲାଇ ବୋର୍ଡର ଦୁଇ ଖଣ୍ଡ ମଧ୍ୟରେ ବନ୍ଧା ହୋଇପାରେ କିମ୍ବା ସୁରକ୍ଷା ପାଇଁ କାର୍ଟନ୍ ବାକ୍ସରେ ରଖାଯାଇପାରେ |

10. କୀଟପତଙ୍ଗ କାରଣରୁ କ୍ଷୟକ୍ଷତିରୁ ରେକର୍ଡଗୁଡିକ ସୁରକ୍ଷିତ ରଖିବା ପାଇଁ, ରେକର୍ଡ ରୁମଗୁଡିକ ସେଲ୍ ତଳେ, କ୍ୟାବିନେଟ୍ ପଛରେ ଏବଂ କୋଣରେ ଇତ୍ୟାଦି କୀଟନାଶକ ସମାଧାନ ସହିତ ସ୍ପ୍ରେ କରାଯିବା ଉଚିତ୍ | ପୋକର ବୃଦ୍ଧି ତଥାପି କେବଳ ସେହି ରାସାୟନିକ ପଦାର୍ଥକୁ ସ୍ପ୍ରେ କରାଯିବା ଉଚିତ ଯାହାର ପ୍ରଭାବ କାଗଜ ଏବଂ ଅନ୍ୟାନ୍ୟ ରେକର୍ଡ ଉପାଦାନଗୁଡ଼ିକର ସ୍ଥାୟୀତ୍ୱ ଏବଂ ସ୍ଥାୟୀତା ଉପରେ ସଠିକ୍ ଭାବରେ ଅଧ୍ୟୟନ କରାଯାଇଛି | ଏକ କଣ୍ଡିଶନ୍ ହୋଇନଥିବା ଅଞ୍ଚଳରେ, ନାଫଥାଲିନ ପରି ସଂରକ୍ଷଣକାରୀଙ୍କ ସେଲରେ ରଖାଯାଇଥିବା ଇଟା ଆକାରରେ ବ୍ୟବହାର ରେକର୍ଡକୁ କୀଟପତଙ୍ଗରୁ ସୁରକ୍ଷିତ ରଖିବାରେ ସାହାଯ୍ୟ କରେ |

11. ଧୂଳି ପ୍ରୁଫ୍ ବିଲଡିଂ ଏବଂ ଏୟାର କଣ୍ଡିସିନର ସ୍ଵତେ ଧୂଳି ଗଚ୍ଛିତ ସାମଗ୍ରୀକୁ ଯାଇଥାଏ | ଭ୍ୟାକମ୍ କ୍ଲିନର୍ ସାହାଯ୍ୟରେ ଗଚ୍ଛିତ ଅଞ୍ଚଳରେ ନିୟମିତ ଧୂଳି ଚଳାଚଳ ତେଣୁ ସଂରକ୍ଷିତ ସାମଗ୍ରୀରୁ ଧୂଳି ବାହାର କରିବା ବାଞ୍ଛନୀୟ | ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ କର୍ମଚାରୀମାନଙ୍କୁ ସଂପୂର୍ଣ୍ଣ ପରିଷ୍କାର ରଖିବା ଉଚିତ୍ | ଧୂଳିରେ ନିୟୋଜିତ କର୍ମଚାରୀମାନଙ୍କୁ ଧୂଳି ଶ୍ଵସକ୍ରିୟା ଯୋଗାଇ ଦିଆଯିବା ଉଚିତ୍ | ସର୍ଜିକାଲ୍ ଲାଇନ୍ ସହିତ ଏକ କପଡା ବ୍ୟାଗ୍ ଯାହା ବେଳେବେଳେ ପରିବର୍ତ୍ତନ କରାଯାଇପାରେ ଏକ ସନ୍ତୋଷଜନକ ପ୍ରକ୍ରିୟା ଭାବରେ କାର୍ଯ୍ୟ କରେ |
ପ୍ରତ୍ୟେକ ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ପାଇଁ ପ୍ରାକୃତିକ କିମ୍ବା କୃତ୍ରିମ ଆଲୋକ ସହିତ ଭଲ ଆଲୋକ ଆବଶ୍ୟକ | ଆଧୁନିକ ଆଲୋକ ଅଭ୍ୟାସ ହେଉଛି ବିଭିନ୍ନ କୋଠରୀ ପାଇଁ ବିଭିନ୍ନ ତୀବ୍ରତାର ଦୁର୍ବଳ ଆଲୋକ ପ୍ରଦାନ କରିବା | ଆଲୋକକୁ ପ୍ରତିଫଳିତ କରୁଥିବା ରଙ୍ଗ ବ୍ୟବହାର କରି ଆଲୋକକୁ ଉନ୍ନତ କରାଯାଇପାରିବ |

13. କୌଣସି ଆକସ୍ମିକ ଅଗ୍ନିକାଣ୍ଡରୁ ରକ୍ଷା କରିବା ପାଇଁ ସମସ୍ତ ବ electric ଦ୍ୟୁତିକ ତାରଗୁଡ଼ିକ କଣ୍ଡୁଟ୍ ପାଇପ୍ ଏବଂ ଲାଇଟ୍ ର ମୁଖ୍ୟ କଣ୍ଟ୍ରୋଲ୍ ସୁଇଚ୍ ଇତ୍ୟାଦି ହେବା ଉଚିତ, ଷ୍ଟୋରେଜ୍ ଅଞ୍ଚଳରେ ସ୍ଥାପିତ ରେକର୍ଡ ରୁମ୍ ବାହାରେ ରହିବା ଉଚିତ | ଯେହେତୁ ଷ୍ଟୋରେଜ୍ ଅଞ୍ଚଳରେ କୌଣସି ଅଗ୍ନିକାଣ୍ଡ ଚିହ୍ନଟ କରିବା ପାଇଁ ରେକର୍ଡସ୍ ରୁମ୍କୁ ଫାୟାର୍ ଡିକଟେସନ୍ ଆଲାର୍ମ ସିଷ୍ଟମ୍ ସହିତ ଫିଟ୍ କରାଯିବା ଉଚିତ | ରୁମରେ ନାକେଡ୍ ଲାଇଟ୍, ହିଟର ଏବଂ ଧୂମପାନ ବ୍ୟବହାର ନିଷେଧ | ଦୁର୍ଘଟଣାଜନିତ ଅଗ୍ନି ବିରୁଦ୍ଧରେ ଏକ ପ୍ରତିଷେଧକ ବ୍ୟବସ୍ଥା ସମସ୍ତ ଲାଇଟ୍ ଏବଂ ଫାୟାର ସର୍କିଟ୍ ଅଫିସ୍ ଘଣ୍ଟା ପରେ ବନ୍ଦ କରାଯିବା ଉଚିତ୍ | ନିଆଁକୁ ଆୟତ୍ତ କରିବା ପାଇଁ ବିଲ୍ଡିଂର ଉପଯୁକ୍ତ ସ୍ଥାନରେ କାର୍ବନ-ଡାଇଅକ୍ସାଇଡ୍ ପ୍ରକାରର ପର୍ଯ୍ୟାପ୍ତ ଉପକରଣ ଯୋଗାଇ ଦିଆଯିବା ଉଚିତ୍ |

ସ୍ଵଚ୍ଛତା ଅବସ୍ଥାରେ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ସଠିକ୍ ବ୍ୟବସ୍ଥା ସମାପ୍ତ କରିବାକୁ, କର୍ମଚାରୀଙ୍କ ସଚେତନତା ସହିତ ମିଳିତ ହୋଇ ରେକର୍ଡଗୁଡିକର ରକ୍ଷଣାବେକ୍ଷଣକୁ ସହଜ କରିଥାଏ |